Dags att börja tänka på årsmötet

Björn Wärmedal

Björning Wheel
Joined
29 Dec 2007
Messages
3,298
Location
Umeå
- Årsmötet ska hållas senast 31 mars, så det är ingen värst panik.

- Kallelsen måste gå ut minst två veckor i förväg för att årsmötet ska vara behörigt.

Som revisor skulle jag gärna vilja få lite papper att kika på så jag hinner få en bild av saker innan mötet. Jag antar att valberedningen (anth, va?) kan behöva sammanställa något också. Vad är det annars som behöver fixas?
 

Pilzefrau

hon/henne
Joined
12 Sep 2005
Messages
1,972
Location
Göteborg
Tack för att du skrev det här, det var sparken jag behövde för att komma igång. Jag har tänkt på det varje gång jag scrollat förbi föreningsforumet, men inte orkat ta tag i det.


Vi har en dagordning, eftersom den står i stadgarna:

1. Mötets öppnande
2. Mötets behörighet
3. Val av mötets ordförande
4. Val av mötets sekreterare
5. Val av två personer att justera protokollet
6. Styrelsens verksamhetsberättelse för förra året
7. Ekonomisk berättelse för förra året
8. Revisorernas berättelse för förra året
9. Ansvarsfrihet för förra årets styrelse
10. Årets verksamhetsplan
11. Årets budget och fastställande av medlemsavgift
12. Val av årets styrelse
13. Val av årets revisor
14. Val av årets valberedning
15. Övriga frågor
16. Mötets avslutande

(vi får lägga till saker på den såklart, men det brukar inte behövas annat än för motioner)


Vi behöver en verksamhetsberättelse, som styrelsen står bakom. Förra året såg den ut så här:
Under 2012 har Föreningen WRNU instiftat priset Rollspelsdraken, som skall delas ut årligen "för utomordentliga dåd som utvecklat och främjat den svenska rollspelshobbyn." Priset delades ut för första gången på GothCon 2012, till Michael Petersén och Gunilla Jonsson.

På GothCon hölls också Indierummet öppet, ett klassiskt rollspelsarrangemang som föreningen tog över efter att tidigare arrangören inte längre ville.

Under året har Repetikon, det återkommande minieventet, anordnats ett antal gånger. Den andra torsdagen varje månad har man samlats på Dragon's Lair i Stockholm för rollspel och brädspel. Dessutom har man samlats för forumsöl i Stockholm flera gånger under året.

På forumet www.rollspel.nu, föreningens bas, har rollspelsdiskussionen fortsatt som alltid.
Här har också spelats varulvsspel och forumsspel, vid det här laget en tradition med en hängiven spelarskara av såväl föreningsmedlemmar som andra.

Kommentar:
Komplett sammanfattning av aktiviteterna finns i tråden Verksamhetstråd 2012 [länk]
Jag tycker den var bra, och den stämmer på det stora hela med vad som hänt i år, så mitt förslag för 2013 är följande lätt modifierade version:
Under 2013 har Föreningen WRNU återigen delat ut priset Rollspelsdraken, "för utomordentliga dåd som utvecklat och främjat den svenska rollspelshobbyn." Priset delades ut på GothCon 2013, till Fredrik Malmberg.

På GothCon hölls också Indierummet öppet, ett klassiskt rollspelsarrangemang nu i föreningens regi. Samma koncept deltog också på LinCon och NärCon. Dessutom hölls konventet TullCon för första gången, med många forumiter närvarande.

Under året har Repetikon, det återkommande minieventet, anordnats ett antal gånger. Den andra torsdagen varje månad har forumiter med vänner samlats på Dragon's Lair i Stockholm för rollspel och brädspel. I Såväl i Stockholm som Göteborg har också forumsöl och andra sammankomster hållits flera gånger under året. Slutligen, och nytt för i år, har forumiter i Umeå hållit OSR-träffar flera gånger i föreningens namn.

På forumet www.rollspel.nu, föreningens bas, har rollspelsdiskussionen fortsatt som alltid.
Här har också spelats varulvsspel och forumsspel, en tradition med en hängiven spelarskara av såväl föreningsmedlemmar som andra.

Kommentar:
Sammanfattning av aktiviteterna finns i tråden Verksamhetstråd 2013

Vi ska presentera en ekonomisk berättelse, som förra året såg ut så här:
Ekonomisk redovisning för Föreningen WRNU
Kalenderår 2012

Ingående saldo 2012-01-01: 0 SEK

Inkomster under året (stigande ordn.):
2012-07-19: 1,70 SEK (Justering av kontoavgift)*
2012-07-11: 55,00 SEK (Sverok återbetalar kontoavgift)*
2012-06-21: 55,00 SEK (Sverok återbetalar kontoavgift)*
2012-02-20: 200,00 SEK (Medlemsdonation)
2012-02-16: 500,00 SEK (Medlemsdonation)
2012-02-07: 1.000,00 SEK (Medlemsdonation)
2012-02-06: 500,00 SEK (Medlemsdonation)

Utgifter under året (stigande ordn.):
2012-07-04: -56,70 SEK (Kontoavgift)*
2012-06-05: -55,00 SEK (Kontoavgift)*
(inga ersättningskrav har inkommit i samband med Rollspelsdraken)

Utgående saldo 2012-12-31: 2200,00 SEK

*Vi har ett s.k. föreningskonto som ska vara gratis, därför har SVEROK gått in och betalat Nordeas avgifter på 111,70 SEK.
Jag tycker den var föredömlig – möjligtvis en aning för exakt; för min del kan vi nöja oss med att lista poster som förändrat saker (t ex skita i avgifter vi betalat som sedan ersatts). Men det går bra vilket som. Här litar jag på kassör Möller.


Vi ska vidare föreslå en verksamhetsplan. För 2013 såg den ut så här:
Under 2013 planerar Föreningen WRNU att fortsätta med de saker vi gjort under 2012.
– Rollspelsdraken 2013 ska delas ut på GothCon.
– Indierummet skall hållas öppet på GothCon och LinCon.
– Repetikon och forumsöl kommer att fortsätta som tidigare.
– På forumet kommer det fortsätta spelas varulvsspel och andra forumrollspel.
– Vi ska uppmuntra till forumsaktiviteter på fler platser i Sverige.
Här ska vi komma ihåg att årsmötet kan ändra i förslaget innan det antas, så det är inte så blodigt.
Jag tycker förra årets plan var bra, så även här föreslår jag ungefär samma:
Under 2014 planerar Föreningen WRNU att fortsätta med de saker vi gjort under 2013.
– Rollspelsdraken 2014 ska delas ut på GothCon.
– Indierummet skall hållas öppet på GothCon och LinCon.
– Repetikon, forumsöl och OSR-träffarna kommer att fortsätta som tidigare.
– På forumet kommer det fortsätta spelas varulvsspel och andra forumrollspel.
– Vi ska uppmuntra till forumsaktiviteter på fler platser i Sverige.

Slutligen ska vi fastställa en budget och medlemsavgift (tidigare år har avgiften varit 0 kr). Förra året såg vår budget ut så här:
Föreningens kassa består av donationer.
Styrelsen föreslår därför att ingen medlemsavgift tas ut.

Styrelsen föreslår att styrelsen får använda föreningens kassa till årliga projekt som Indierumet och Rollspelsdraken, men inte till månatliga projekt som forumsölen eller repetikon.
Och för min del kan vi gott använda samma budget igen. Den enda skillnaden jag ser skulle vara om arrangörer för de månatliga projekten vill ändra på det, men bara det är antagligen en så stor förändring att vi skulle behöva lyfta hela frågan "hur får vi pengar och till vad" för diskussion på årsmötet.


Utöver detta behöver vi:
– en ordförande och en sekreterare till mötet. Jag är gärna ordförande; det har gått bra tidigare.
– en revisorsberättelse, men den står ju du för Björn.
nomineringar till styrelse, revisor och ny valberedning, vilket är årets valberednings (anths) ansvar. Men åtminstone vi i styrelsen kan ju vara lite proaktiva med att föreslå oss själva till honom, de av oss som vill.


Och slutligen: om någon vill skriva en motion för att ändra stadgarna måste denna antas enhälligt, om det inte är så att den delgivits i kallelsen, två veckor innan mötet. Det schyssta att göra mot våra medlemmar och eventuella motionärer är alltså att skicka en informell kallelse mer än två veckor i förväg, och påminna om motioner. Sedan, vid motionsstoppet, skickar vi en formell kallelse tillsammans med eventella motioner.


Förra året tog årsmötet 18 dagar från öppning till avslutande, och det var ganska lite diskussion om jag minns rätt. Jag vill alltså räkna med, säg 25 dagar innan deadline som minst, vilket skulle ge start 6:e mars, kallelse 20:e februari, preliminärkallelse typ 6:e februari. Räknat från andra hållet, om vi skule skicka ut preliminära kallelsen idag, ge blott en veckas motionstid, skulle mötesstart hamna 14:e februari. Förra året började vi 18:e februari.

Så, vi kan skicka preliminärkallelsen någon gång mellan nu och typ 6:e februari. Det ger oss nästan två veckor att få ordning på våra förslag och grejer, och verka samlade och ha god tid på oss. Sedan är det inte ett krav att t ex verksamhetsberättelsen redo i kallelsen, men det är snyggare.
 

Björn Wärmedal

Björning Wheel
Joined
29 Dec 2007
Messages
3,298
Location
Umeå
Jag kanske ska peta på Möller för att få kika på penga-biten :gremsmile:

Jag tror att det bara hölls ett styrelsemöte förra året. Har jag fel? Finns det ett protokoll från det mötet som jag kan få titta på?
 

Rymdhamster

ɹǝʇsɯɐɥpɯʎɹ
Joined
11 Oct 2009
Messages
9,335
Location
Ludvika
Just det! Jag måste verkligen ta tag i återregistreringsbiten nu. Det är skamligt hur mycket jag skjutit på det!
 

Möller

Schwitters
Joined
28 Sep 2008
Messages
3,174
Jag jobbar på att få kassörsbytet att gå igenom, anth har sparkat på Sverok efter att mitt försök misslyckades så nu vet jag vad jag ska göra. Tar tag i det (att kontakta Nordea) imorgon.

Men, jag antar att det inte är helt säkert att bytet kan gå igenom snabbt nog för att ge rimlig tid att skriva en revisionsberättelse på.

Eventuellt kan det alltså vara bra om solvebring kunde fixa fram ett kontoutdrag.
 

solvebring

Superhero
Joined
19 Mar 2004
Messages
13,025
Location
Örebro-trakten
Rymdhamster said:
Just det! Jag måste verkligen ta tag i återregistreringsbiten nu. Det är skamligt hur mycket jag skjutit på det!
Som jag sagt – jag som skjutit på det varenda gång typ – det blir ett helvete att göra det där nära årsmötet. Gör det så fort du hinner så sparar du totalt sett en massa stress och efterfix.

/solvebring – värnar om Rymdhamster :gremsmile:
 

solvebring

Superhero
Joined
19 Mar 2004
Messages
13,025
Location
Örebro-trakten
Möller said:
Jag jobbar på att få kassörsbytet att gå igenom, anth har sparkat på Sverok efter att mitt försök misslyckades så nu vet jag vad jag ska göra. Tar tag i det (att kontakta Nordea) imorgon.

Men, jag antar att det inte är helt säkert att bytet kan gå igenom snabbt nog för att ge rimlig tid att skriva en revisionsberättelse på.

Eventuellt kan det alltså vara bra om solvebring kunde fixa fram ett kontoutdrag.
PM:a mig så att kuvertet blinkar som en fin påminnelse åt mig sen så ska jag försöka fixa det så snart jag sitter mer bekvämt vid datorn. ... I skrivande stund springer jag mest förbi. :gremtongue:
 

Möller

Schwitters
Joined
28 Sep 2008
Messages
3,174
Protokoll sökes

Anth och jag har kikat vidare i vad det är vi behöver för att genomföra kassörsbytet och jag har slängt iväg ett mail till Nordea för lite preciseringar.

Jag kommer behöva årsmötesprotokollet från förra året, signerat av ordförande och justerande; protokollet från konstituerande styrelsemöte, där det förhoppningsvis räcker med de signaturer som redan borde finnas där; samt kopior på ID-handlingar för de som skrivit på styrelsemötesprotokollet.

Vilka sitter på protokollen? Är det Cissi kanske?
 

Cissi

Up to no good.
Joined
29 Jul 2012
Messages
3,111
Location
Ostgothia
Re: Protokoll sökes

Jag har nått minne av att jag skrev protokoll till förra årsmötet och postade upp. Har nog inte skrivit några mer men kan göra det. Det känns som vi bara haft ett enda långt styrelsemöte hela året. :gremsmile:
 

Pilzefrau

hon/henne
Joined
12 Sep 2005
Messages
1,972
Location
Göteborg
Re: Protokoll sökes

Jag minns verkligen inte om och när vi skrev på årsmötesprotokollet. Är det någon som är säker på att det hände?

Konstituerande styrelsemöte är jag rätt säker på att det aldrig funnits någon fysisk kopia av...

Ska vi skriva ut och skriva under sådant från förra året? Är det värt det för att ha en giltig kassör för förra året; finns det något särskilt det behövs till? Annars föreslår jag att vi får motsvarande dokument från 2014 istället.
 

Möller

Schwitters
Joined
28 Sep 2008
Messages
3,174
Re: Protokoll sökes

Pilzeman said:
Ska vi skriva ut och skriva under sådant från förra året? Är det värt det för att ha en giltig kassör för förra året; finns det något särskilt det behövs till? Annars föreslår jag att vi får motsvarande dokument från 2014 istället.
Det är helt okej, vi klarar oss med att Solve är de facto kassör året ut. Isåfall kan vi satsa på att årsmötet definierar vilka som är firmatecknare, så behöver vi bara skicka in ett protokoll.
 

Pilzefrau

hon/henne
Joined
12 Sep 2005
Messages
1,972
Location
Göteborg
Okej, så mötets dagordning, med tillägget att definiera firmatecknare. Jag stuvade också runt ordningen:

Modul A – mötesordning:
1. Mötets öppnande
2. Mötets behörighet
3. Val av mötets ordförande
4. Val av mötets sekreterare
5. Val av två personer att justera protokollet
Modul B – Det gångna året:
6. Styrelsens verksamhetsberättelse för förra året
7. Ekonomisk berättelse för förra året
8. Revisorernas berättelse för förra året
9. Ansvarsfrihet för förra årets styrelse
Modul C – Inval:
10. Val av årets styrelse
10.b. Årets firmatecknare
11. Val av årets revisor
12. Val av årets valberedning
Modul D – Framtiden:
13. Årets verksamhetsplan
14. Årets budget och fastställande av medlemsavgift
15. Övriga frågor
[XX. Här lägger vi in motioner om vi får några]
-
16. Mötets avslutande

Tanken här är att vi kan öppna alla punkterna i en modul samtidigt, och köra dem parallellt. Vissa moduler kan nog öppnas samtidigt också – det är egentligen bara B som borde vara klar innan C öppnas, typ.



Verksamhetsberättelsen jag föreslog har ingen klagat på, så jag tänker vara nöjd med den:
Under 2013 har Föreningen WRNU återigen delat ut priset Rollspelsdraken, "för utomordentliga dåd som utvecklat och främjat den svenska rollspelshobbyn." Priset delades ut på GothCon, till Fredrik Malmberg.

På GothCon 2013 hölls också Indierummet öppet, ett klassiskt rollspelsarrangemang nu i föreningens regi. Samma koncept deltog också på LinCon och NärCon. Dessutom hölls konventet TullCon för första gången, med många forumiter närvarande.

Under året har Repetikon, det återkommande minieventet, anordnats ett antal gånger. Den andra torsdagen varje månad har forumiter med vänner samlats på Dragon's Lair i Stockholm för rollspel och brädspel. I Såväl i Stockholm som Göteborg har också forumsöl och andra sammankomster hållits flera gånger under året. Slutligen, och nytt för i år, har forumiter i Umeå hållit OSR-träffar flera gånger i föreningens namn.

På forumet www.rollspel.nu, föreningens bas, har rollspelsdiskussionen fortsatt som alltid.
Här har också spelats varulvsspel och forumsspel, en tradition med en hängiven spelarskara av såväl föreningsmedlemmar som andra.

Kommentar:
Sammanfattning av aktiviteterna finns i tråden Verksamhetstråd 2013
Bara så att det inte missas: stämmer det fortfarande att Repetikon är andra torsdagen varje månad?

Ekonomiska berättelsen verkar vara i sin ordning, se andra tråden. Bra Möller!


Ingen har sagt något om mitt förslag på verksamhetsplan:
Under 2014 planerar Föreningen WRNU att fortsätta med de saker vi gjort under 2013.
– Rollspelsdraken 2014 ska delas ut på GothCon.
– Indierummet skall hållas öppet på GothCon och LinCon.
– Repetikon, forumsöl och OSR-träffarna kommer att fortsätta som tidigare.
– På forumet kommer det fortsätta spelas varulvsspel och andra forumrollspel.
– Vi ska uppmuntra till forumsaktiviteter på fler platser i Sverige.

Om vår budget: vi söker träffbidrag, och även om vi inte fått några i år så borde det stå i vår budget att vi planerar att söka dem 2014 också. Finns det en plan för vad de pengarna ska gå till? Personligen är jag helt för att de skulle gå direkt tillbaks till de träffarna som generar dem (TullCon, Repetikon), men alternativet är väl att de går in i föreningskassan för framtiden. Då enligt idén "om vi får för mycket pengar kan vi fundera på vad vi kan göra av dem då". Som sagt, själv tycker jag Repetikon och TullCon gärna får tänka ut vad de kan åstadkomma med mer ekonomiskt stöd redan nu.

Med ett minimalt tillägg för träffbidraget ser förslaget ut så här:
Föreningens kassa består av donationer. Under det kommande året planerar vi att söka Sveroks träffbidrag för t ex Repetikon och TullCon.

Ingen medlemsavgift kommer tas ut.

Styrelsen får använda föreningens kassa till årliga projekt som Indierumet och Rollspelsdraken, men inte till månatliga projekt som forumsölen eller repetikon.
Jag skrev om det så att det är "så här ska vi göra" och inte "vi föreslår att vi ska göra så här". Jag kommer vara tydlig med att det hela är styrelsens förslag, och att årsmötet kan lägga fram ett annat eller ändra i det.

Vem vill vara mötessekreterare?
 

Pilzefrau

hon/henne
Joined
12 Sep 2005
Messages
1,972
Location
Göteborg
Jag hittade också den här texten i förra årets kallelse, och den ska jag inkludera i år också:
Mötesordning:
Under årsmötet kommer flera punkter att diskuteras samtidigt.
Har ingen skrivit något om en punkt på 48 timmar anses punkten vara avslutad. Man kan självfallet lyfta ordningsfrågor om undantag från detta under mötet, men det kommer vara vårt standardförfarande.
 

Björn Wärmedal

Björning Wheel
Joined
29 Dec 2007
Messages
3,298
Location
Umeå
Budgeten bör nog vara i ett inkomster-och-utgifter-format, men det du skrivit är bra som budgetkommentar.

Annars ser väl budgeten ut så här:
Ingående kapital:
2000 kr

Inkomster:
0 kr (här lägger vi till kommentaren, men vi bör påpeka att 0 kr är för att vi inte kan garantera några inkomster (förutom att jag råkar veta att det redan inkommit 200 kr i donationer, borde man ha med det?))

Utgifter:
Ersättning till arrangörer: 1500 kr (vi bör nog ge plats för det i budgeten så att folk vet att de kan söka ersättning för åtminstone en del av sina utlägg)
 

anth

Klädkod: clown
Joined
24 Feb 2003
Messages
9,180
Location
Fjollträsk
Vill tillägga en viktig sak.
Just nu tittar Spidde på en forumsflytt.
När en eventuell forumsflytt inträffar vet vi inte exakt, men det kan betyda saker som problem att komma åt gamla forumets trådar och PM.

Snälla, spar alla viktiga dokument om WRNU och styrelsemöte så att föreningen inte faller smman p.g.a. en eventuell forumsflytt.
 

Björn Wärmedal

Björning Wheel
Joined
29 Dec 2007
Messages
3,298
Location
Umeå
anth said:
Vill tillägga en viktig sak.
Just nu tittar Spidde på en forumsflytt.
När en eventuell forumsflytt inträffar vet vi inte exakt, men det kan betyda saker som problem att komma åt gamla forumets trådar och PM.

Snälla, spar alla viktiga dokument om WRNU och styrelsemöte så att föreningen inte faller smman p.g.a. en eventuell forumsflytt.
Mycket bra poäng. MYCKET bra poäng :gremsmile:
 

Björn Wärmedal

Björning Wheel
Joined
29 Dec 2007
Messages
3,298
Location
Umeå
Jag kan tänka mig att vara mötesekreterare, förresten.

Men om vi behöver ha ett utskrivet och påskrivet protokoll att visa någon är det nog bättre om någon i stockholmsområdet är det :gremtongue:
 

Björn Wärmedal

Björning Wheel
Joined
29 Dec 2007
Messages
3,298
Location
Umeå
Nu börjar det bli dags att skicka ut kallelsen. Den bör innehålla åtminstone dagordning, viktiga tidpunkter och inkomna motioner. Kanske även en extra påminnelse om återregistrering :gremwink:

Innan årsmötet bör också styrelsen ha beslutat vad den tycker om de(n) inkomna motioner/n. Styrelsen bör yrka på bifall, avslag eller lägga ändringsyrkanden på inkomna ärenden. Ledsen att jag ger er merarbete :gremwink:
 

Pilzefrau

hon/henne
Joined
12 Sep 2005
Messages
1,972
Location
Göteborg
Jag tror du skulle göra dig jättebra som sekreterare, men du har en poäng i att Stockholm nog är bättre. Finns det ingen annan som vill?

Annars får det bli Björn.

Jag skriver ihop en kallelse och postar ikväll, antingen direkt till alla eller här för kommentarer. I det fallet går den väl ut imorgon typ.
 

solvebring

Superhero
Joined
19 Mar 2004
Messages
13,025
Location
Örebro-trakten
Pilzeman said:
Jag tror du skulle göra dig jättebra som sekreterare, men du har en poäng i att Stockholm nog är bättre. Finns det ingen annan som vill?

Annars får det bli Björn.

Jag skriver ihop en kallelse och postar ikväll, antingen direkt till alla eller här för kommentarer. I det fallet går den väl ut imorgon typ.
Hojta om man tänker göra som sist, att protokollet först förs som översiktstråd där man checkar av allt eftersom. Det sparar ju väldigt mycket tid sedan för det färdiga protokollet. ... Så kan jag göra sekreteraren till temporär moderator av just den anledningen, menar jag.
 
Top